1. Uczestnik akcji powinien posiadać dokumentację wyboru dostawcy zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych (notatka służbowa, protokół wyboru ofert, itp.)
2. Uczestnik składa oświadczenie, że dokonał uzgodnienia doboru sadzonek i sposobu ich sadzenia z właściwym nadleśnictwem oraz, że wyraża zgodę na dokonanie kontroli przez WFOŚiGW w Katowicach (wg wzoru)
3. Rośliny należy wysadzać do gruntu wcześniej odpowiednio przygotowanego
4. W razie nie przyjęcia się roślin uczestnik winien skontaktować się z dostawcą i wyegzekwować wymianę wadliwego materiału szkółkarskiego
5. W przypadku kradzieży lub dewastacji roślin fakt ten powinien być zgłoszony policji. Uczestnik winien posiadać odpowiednią dokumentację
6. Każdy uczestnik ma obowiązek przesłania na adres Fundacji "Protokół oceny stanu roślin" w terminach:

• edycja wiosenna - do trzech miesięcy od posadzenia roślin
• edycja jesienna - do końca kwietnia nadchodzącego roku (po stopnieniu śniegów, kiedy faktycznie mozna ocenić stan posadzonych roślin).

O każdorazowym terminie przesyłania "Protokołów" placówki zostaną poinformowane drog mailową przez Pracownika Fundacji. "Protokoły" powinny być przesłane do Fundacji droga mailową - skan pisma - na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

W terenie przeprowadzane będą kontrole przez przedstawiciela Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach oraz Fundacji Ekologicznej "Silesia". W razie stwierdzenia, że braki wystąpiły z powodu braku dbałości o wysadzone rośliny dotowany czyli uczestnik akcji zobowiązany będzie do zwrotu przekazanych środków